【例文あり】展示会出展の案内状・メールの作成ポイントを徹底解説

企業が展示会に出展する際、案内状やメールをどのように作成すれば効果的に来場者を集められるのか。多くの担当者がこの課題に直面しています。単に日時や会場を知らせるだけでなく、来場者の関心を引き、集客効果を最大化する工夫が求められます。

本記事では、展示会の案内状・メールの基本的な書き方や送付のタイミング、顧客の関心を引くためのアピールポイントを具体例とともに解説します。また、成功へとつなげるフォローアップの方法も紹介するので、展示会の効果を最大化したい企業の方はぜひ参考にしてください。

展示会案内状・メールの基本と目的

展示会の案内状やメールは、単なる告知ツールではなく、来場者の興味を引き、出展のメリットを伝える重要な役割を担っています。適切に作成することで、顧客の関心を高め、実際の来場につなげる効果が期待できます。

展示会案内状とメールの違いとは？

案内状とメールは、それぞれ異なる特性を持つため、状況に応じた使い分けが求められます。

1. 案内状（紙媒体）
・ フォーマルな印象を与え、ビジネスマナーを重視する場面で有効
・ 郵送や手渡しが基本となり、相手に直接届く確実性が高い
・ デザインやレイアウトの工夫で、企業のブランドイメージを訴求可能

2. メール（オンライン）
・ 手軽に送信・配信できるため、コストを抑えやすい
・ URLやQRコードを添付し、Webサイトや申込ページへ誘導が可能
・ MA（マーケティングオートメーション）ツールと連携し、見込み顧客へ自動送信できる

どちらを選ぶかは、顧客との関係性やターゲット層の特性を踏まえたうえで決定することが重要です。

効果的な案内状・メールの作成方法

展示会の案内状やメールを作成する際は、「分かりやすさ」「魅力的な文面」「適切な情報の記載」が重要になります。ただ日時や会場を伝えるだけでなく、顧客が「行きたい」と思えるようなアピールポイントを盛り込むことが成功の鍵です。

集客力を高める文面の工夫とアピールポイント

効果的な案内状・メールを作成するには、以下の5つのポイントを意識しましょう。

1. 件名やタイトルを工夫する

メールの場合、件名は開封率に直結します。興味を引く言葉を盛り込み、受け取った相手が「読む価値がある」と感じる文面を心がけましょう。

例：
「【限定招待】〇〇展示会｜無料特典付きでご案内」
「【〇〇業界向け】最新技術を体験できる展示会のご案内」

2. 来場するメリットを明確にする

顧客が展示会に参加することで得られるメリットを具体的に提示することが大切です。例えば、新製品の体験ができる、特別セミナーに無料招待、商談の機会があるなど、具体的な特典を記載しましょう。

3. 必要な情報を簡潔に記載する

案内状・メールには、以下の基本情報を簡潔にまとめることが重要です。

・ 展示会の名称・概要
・ 開催日時・会場（アクセス情報付き）
・ 出展する製品やサービスの概要
・ 特典やプレゼントの有無
・ 事前登録のURLやQRコード

4. 視覚的に見やすく構成する

長文になりすぎると読みにくくなるため、箇条書きを活用し、視認性を高めましょう。また、案内状の場合はデザインにも配慮し、企業のブランドイメージに合ったフォントやカラーを使用することも大切です。

5. 行動を促すフレーズを入れる

メールの最後には、来場を促すフレーズを忘れずに入れましょう。

例：
「事前登録はお早めに！こちらのURLから簡単にお申し込みいただけます。」
「〇〇ブースで皆様のご来場をお待ちしております！」

案内状・メールの適切な送付タイミングと方法

展示会の案内状やメールを送付するタイミングや手段によって、集客効果は大きく変わります。適切な時期に、ターゲットに合わせた方法で送ることが成功のポイントです。

送付手段の選び方（郵送・メール・オンライン）

案内状やメールの送付方法には、郵送・メール・オンラインツールの3つがあります。それぞれの特徴を理解し、ターゲットや目的に応じて使い分けることが重要です。

1. 郵送（紙の案内状・DM）

郵送は、フォーマルな印象を与え、しっかりとした招待を伝えたい場合に適しています。また、視覚的なデザインを活用しやすく、印象に残りやすいのも特徴です。

メリット：
・ 正式な招待としての信頼感が高い
・ デザインや紙の質感で企業のブランドイメージを伝えやすい
・ 開封率が比較的高く、直接手に取ってもらえる

デメリット：
・ 印刷・郵送コストがかかる
・ 送付から到着まで時間がかかる

2. メール（オンライン招待状）

メールは、コストを抑えつつ、大量の顧客に一斉送信できる手段です。MA（マーケティングオートメーション）ツールを活用すると、顧客ごとにパーソナライズしたメールを送ることも可能です。

メリット：
・ 送信コストがほぼゼロで、大量送付が可能
・ URLやQRコードを添付し、Webサイトや申込ページに誘導できる
・ 開封・クリック率を分析し、効果測定ができる

デメリット：
・ 他のメールに埋もれやすく、開封率が低い場合がある
・ 迷惑メールフィルターで届かない可能性がある

3. オンラインツール（SNS・Webサイト・QRコード）

最近では、SNSやWebサイトを活用して展示会の告知や招待を行うケースも増えています。特に、SNS広告を活用すると、ターゲット層に効率よくアプローチできるのが強みです。

メリット：
・ SNSで拡散しやすく、新規顧客の獲得につながる
・ Webサイトで詳細情報を掲載し、興味を持った人がいつでもアクセスできる
・ QRコードを使えば、紙の案内状とも組み合わせが可能

デメリット：
・ ターゲットによってはSNSを活用しない層もいる
・ Webサイトにアクセスしてもらうための工夫が必要

送付の適切なタイミング

案内状やメールの送付時期は、早すぎても忘れられ、遅すぎても予定が埋まっている可能性があるため、適切なタイミングを見極めることが重要です。

効果的な送付スケジュール

特に、事前登録を促すタイミングが重要です。「〇月〇日までに登録すると特典あり！」などのキャンペーンを設けると、早期の申し込みを促進できます。

例文付き！展示会案内状・メールの具体的な書き方

展示会の案内状やメールは、ターゲットに合わせた適切な文面を作成することが重要です。フォーマルな手紙形式からカジュアルなメール形式まで、状況に応じた文例を活用しましょう。

実際に使える文例とテンプレートの紹介

以下に、「郵送用の案内状」「メール」「オンライン招待」のそれぞれのフォーマットを紹介します。

1. 郵送用の展示会案内状（フォーマルな手紙形式）

2. メールでの案内文（ビジネス向け）

3. SNS・Webサイトでの案内文（カジュアルなオンライン招待）

展示会案内状・メールの成功につながるフォローアップ

展示会の案内状やメールを送るだけでは、実際の来場や商談につなげるのは難しい場合があります。特に、競合が多い展示会では、フォローアップの施策が来場率や商談成功率を大きく左右します。

効果的なフォローアップの方法とタイミング

フォローアップを適切に行うことで、見込み顧客の関心を高め、来場や商談の機会を増やすことが可能です。

1. 事前フォロー（来場を促すアプローチ）

案内状やメールを送付した後、来場予定の顧客や重要な取引先に直接連絡を入れると、来場率が向上します。

実施方法
・ 重要な顧客には電話や個別メールで再案内を行う
・ 「〇〇様にぜひご覧いただきたい展示内容があります」等、パーソナライズしたメッセージを送る
・ SNSやWebサイトでカウントダウン投稿を行い、興味を持たせる

2. 展示会当日のフォロー（会場での対応）

展示会当日は、来場者とのコミュニケーションを強化し、関係性を深める工夫が重要です。

実施方法
・ ブースに名刺交換やQRコード登録の仕組みを設ける
・ 参加者が簡単に情報を取得できる資料やノベルティを準備する
・ 来場者と積極的に会話し、具体的な関心や課題を把握する

3. 展示会後のフォロー（商談・関係強化）

展示会終了後の対応次第で、商談につながる可能性が大幅に向上します。

実施方法
・ 来場者リストを活用し、早めにフォローメールを送る（できれば3日以内）
・ 個別商談が可能な顧客には、改めてオンライン商談の機会を提案
・ 「当日はお忙しい中、ご来場いただきありがとうございました」というお礼のメッセージを送る

まとめ：展示会案内状・メールを活用して来場者を増やそう

展示会の成功には、案内状やメールを効果的に活用し、来場者を増やす工夫が不可欠です。ただ単に日時や会場を伝えるだけではなく、顧客が「行きたい」と思えるような魅力的な情報を発信することが重要です。

本記事では、案内状やメールの作成ポイント・適切な送付タイミング・来場を促すフォローアップ方法を解説しました。以下のポイントを押さえて、効果的な招待を行いましょう。

展示会は、新規顧客との接点を作り、既存顧客との関係を深める貴重な機会です。適切な案内と効果的なフォローを実施し、展示会を成功につなげましょう！