展示会出展報告書のテンプレート＆例文付き！スムーズに作成するコツ

展示会に出展した後、社内や関係者に向けて報告書を作成することは、次回の成功につなげる重要なプロセスです。しかし、「どのような項目を記載すればよいのか分からない」「効率的な作成方法を知りたい」と悩む担当者も多いのではないでしょうか。

本記事では、展示会レポートをスムーズに作成するための基本を解説し、実際に使えるテンプレートや例文を紹介します。さらに、情報収集のポイントや写真・資料の活用方法、効果的な文章の書き方についても詳しく説明します。

本記事を読むことで、次回の展示会の計画やマーケティング戦略に役立つ、分かりやすく伝わる報告書の作成が可能になります。営業や上司への説明、顧客との関係強化にも活用できるため、ぜひ最後までご覧ください。

展示会出展報告書の目的と重要性

展示会に出展した際に作成する報告書には、単なる記録以上の重要な役割があります。企業としての成果を振り返り、次回の計画やマーケティング戦略を立てるために、適切な形で情報共有することが求められます。

どのような目的で作成するのか？

展示会レポートを作成する目的は、大きく分けて以下の4つがあります。

1. 社内共有と今後の方針決定
展示会で得た顧客の反応や競合の動向を整理し、社内の関係者と情報共有することで、営業戦略やマーケティング活動の方向性を決めることができます。

2. 次回の展示会への改善点を明確化
報告書を作成することで、成功した点や課題を明確にし、次回の展示会でより効果的な出展ができるようになります。

3. 関係者や上司への説明資料として活用
展示会の成果を上司や関係者に伝える際、報告書を用いることで、客観的かつ簡潔に説明できます。特に、ビジネス判断を行う上で、具体的なデータを示すことが有効です。

4. 見込み顧客とのフォローアップに活用
展示会で得た名刺や商談の記録を整理し、適切なフォローアップを行うことで、顧客との関係を深め、リード獲得につなげることができます。

このように、報告書は単なる記録ではなく、企業の今後の活動を左右する重要な資料です。適切な記載方法を理解し、スムーズに作成することが求められます。

報告書に記載すべき基本項目

展示会出展報告書を適切に作成するためには、必要な情報を整理し、分かりやすく記載することが重要です。ここでは、報告書に盛り込むべき基本的な項目を紹介します。

必須項目と記載のポイント

展示会レポートには、以下のような基本情報を含めることが一般的です。

1. 展示会の基本情報
開催されたイベントの詳細を明確にし、関係者が理解しやすいように記述しましょう。
　・ 展示会名（正式名称）
　・ 開催日時（期間・時間）
　・ 会場名（アクセス情報）
　・ 主催者情報（企業・団体名）
　・ テーマ（展示会の主なコンセプト）

2. 出展の目的とターゲット
事前の計画や準備と照らし合わせて、目標が達成できたかを振り返ることが重要です。
　・ 自社の出展目的（マーケティング、集客、商談、ブランディングなど）
　・ 想定する顧客・見込み顧客の特定
　・ 競合との差別化ポイント

3. ブースの構成と展示内容
写真を挿入すると、当時の様子が分かりやすくなります。
　・ ブースのデザイン・レイアウト
　・ 展示した製品・サービスの紹介
　・ 配布したパンフレットやノベルティ

4. 来場者数・商談の成果
数値データを記載することで、成果を客観的に示すことができます。
　・ 来場者数の概算（主催者発表データを活用）
　・ 名刺交換数や商談数
　・ リード獲得の状況

5. 来場者の反応・所感
来場者の声を具体的に記述し、今後の改善点を見つける手がかりにします。
　・ 顧客からのフィードバック（興味を持たれた機能、質問された内容）
　・ 他社のブースや競合の印象
　・ 社内の担当者の感想や評価

6. 全体の評価と今後の課題
上司や関係者が次回の展示会を検討しやすいよう、具体的な説明を心がけましょう。
　・ 展示会の成功・失敗点
　・ 今後の課題（改善点、効率化の可能性）
　・ 次回に向けた提案や計画

報告書は単なる記録ではなく、今後のビジネスにつながる有益なデータとして活用できます。適切なフォーマットを用意し、簡潔かつ明確な記述を意識しましょう。

事前準備と情報収集のコツ

展示会出展報告書をスムーズに作成するためには、当日の記録だけでなく、事前に適切な準備を行い、必要な情報を収集しておくことが重要です。ここでは、効果的な情報の集め方と、準備すべきポイントを紹介します。

効果的な資料・写真の活用方法

展示会レポートの作成を効率化するために、以下のポイントを押さえておきましょう。

1. 事前にチェックリストを作成する

展示会の報告書に必要な情報を、事前にチェックリストとしてまとめておくと、当日の情報収集がスムーズになり必要な情報をあらかじめ整理しておくことで、当日の記録漏れを防ぐことができます。

例：チェックリストの項目
　・ 展示会の基本情報（日時、会場、主催者など）
　・ ブースの配置やデザインの記録
　・ 来場者数や名刺交換の数
　・ 顧客との商談内容や質問されたポイント
　・ 競合の出展内容や注目の技術
　・ 所感（成功点・改善点）

2. 展示会当日は写真や動画を撮影する

写真や動画を記録しておくと、後から報告書を作成する際に役立ちます。特に、顧客が注目していた展示や、営業活動の様子を記録することで、次回の計画を立てる際の参考になります。

撮影すべきポイント
　・ ブースの全体像（デザインや装飾が分かるように）
　・ 展示した製品やサービスの詳細
　・ 来場者が関心を持ったポイント
　・ 商談やセミナーの様子
　・ 競合のブースや他社の展示内容

3. 名刺や資料を整理する

展示会では、多くの名刺や資料を受け取ります。展示会終了後にすぐ整理し、顧客とのフォローアップに活用できるようにしておきましょう。情報共有しやすい形にしておくことで、社内での活用がスムーズになります。

整理のポイント
　・ 名刺にはメモを記入し、どのような話をしたかを記録する
　・ 配布されたパンフレットや資料を分類する
　・ オンラインで保存するために、スキャンやデータ化を行う

4. 事実と所感を分けて記述する

報告書を作成する際には、事実と所感を明確に区別して記述することが重要です。このように区別することで、上司や関係者にとって分かりやすい報告になります。

例：
事実：「ブース来場者は500名以上、商談件数は50件」
所感：「ターゲット層に響く展示ができたが、競合に比べて集客がやや弱かった」

適切な情報収集と整理を行うことで、より精度の高い展示会レポートを作成できます。次のステップとして、具体的な文章の書き方や構成について解説していきます。

分かりやすい文章と構成の作成ポイント

展示会出展報告書は、関係者がスムーズに理解できるよう、分かりやすい文章と適切な構成で作成することが重要です。ここでは、読み手に伝わる書き方や専門用語の注意点について解説します。

読み手に伝わる書き方と専門用語の注意点

1. 基本の構成を意識する

報告書は、読みやすさを考慮したフォーマットで作成することが重要です。一般的には、以下のような構成が適しています。このようなフォーマットを用いることで、社内の関係者や上司にとって理解しやすい報告書を作成できます。

① 表紙・タイトル
　・ 展示会名、開催日、会場を明記する
　・ 作成者、提出先、作成日を記載する

② 概要（サマリー）
　・ 展示会の目的と出展の背景を簡潔に説明
　・ 来場者数や主な成果を要約

③ 詳細レポート
　・ 展示会の内容やブースの様子
　・ 来場者の反応や商談の成果
　・ 競合他社の動向や業界のトレンド

④ 評価と考察
　・ 成功した点と課題
　・ 今後の改善点や次回の方針

⑤ 付録・参考資料
　・ 写真、パンフレット、名刺のリスト
　・ データやアンケート結果

2. 簡潔な文章を心がける

報告書は、冗長にならず簡潔に要点をまとめることが大切です。

悪い例：
我々のブースには多数の来場者が訪れ、さまざまな製品に対する質問が寄せられました。その中には当社の新製品に関心を示す方もおり、今後の営業活動において有益な情報が得られたと考えられます。

良い例：
ブース来場者数は500名。特に新製品Xに関心が集まり、20件の商談が成立。

3. 専門用語は適切に使用する

展示会に関する専門用語を使用する場合は、読み手が理解しやすいように工夫しましょう。例えば、「リードジェネレーション」と書くよりも、「見込み顧客の獲得活動」とすることで、理解しやすくなります。

社内向け報告書：専門用語を適切に使用し、詳細な分析を含める
社外向けレポート：簡単な言葉で説明し、不要な専門用語は避ける

4. 図や画像を挿入して視覚的に整理する

文章だけでは伝わりにくい内容は、写真やグラフを活用しましょう。

活用例
　・ ブースの様子 → 写真を挿入
　・ 来場者数の推移 → グラフ化して視覚的に整理
　・ 商談件数や成果 → 表形式で記載

適切なレイアウトと視覚的要素を取り入れることで、より伝わりやすい報告書になります。

無料テンプレートと例文を活用した作成手順

展示会出展報告書の作成を効率化するために、無料テンプレートや例文を活用するのがおすすめです。ここでは、実際に使えるフォーマットと、具体的な例文を紹介します。

実際の例文を参考に効率的に作成

1. テンプレートを活用するメリット

テンプレートを使うことで、以下のようなメリットがあります。
　・ 作成の手間を削減し、短時間で完成させられる
　・ 必要な項目が整理されているため、情報の抜け漏れを防げる
　・ 統一されたフォーマットで、上司や関係者に伝わりやすい

以下は、基本的な報告書のテンプレートの一例です。

是非、コピーしてご利用ください。

2. 例文を参考にポイントを押さえる

例文を活用することで、スムーズに文章を作成できます。

《例文：来場者の反応》
「本展示会では、特に〇〇機能に関心を持つ顧客が多く見られた。デモンストレーションを実施した際には、質問が多く寄せられ、製品の魅力を十分に伝えることができた。一方で、他社の展示と比較すると、視覚的な訴求力が不足していたため、次回の計画ではデザイン面を強化する必要がある。」

《例文：今後の課題と改善策》
「展示会を通じて多くの顧客との接点を持つことができたが、商談に至る割合が低かった。これは、事前のアポイントメントが不足していたことが一因と考えられる。次回は、事前のマーケティング活動を強化し、ターゲット顧客へのアプローチを徹底することで、より具体的な商談の機会を増やすことが望ましい。」

3. テンプレートと例文を組み合わせて作成する

　・ テンプレートを基に基本項目を整理
　・ 例文を参考に具体的な内容を記載
　・ 数値やデータを盛り込み、客観的な報告書に仕上げる

このように、無料テンプレートと例文を活用することで、報告書の作成をスムーズに進めることができます。

まとめ：報告書を活用し次回の展示会に生かす

展示会出展報告書は、単なる記録ではなく、次回の展示会を成功させるための重要な資料となります。適切に作成し、社内で情報共有することで、より効果的なマーケティング戦略や営業活動に役立てることができます。

報告書を活用した成功への道

展示会レポートは、過去の成果を振り返り、今後の戦略を立てるための貴重なデータとなります。適切なフォーマットで作成し、スムーズに情報共有することで、次回の展示会をより有意義なものにすることができます。

ぜひ、本記事で紹介したテンプレートや例文を活用し、効果的な報告書の作成に取り組んでみてください。